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必看!項(xiàng)目負(fù)責(zé)人怎樣做好全過(guò)程管理工作

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作為一個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,一定要明白這個(gè)工作最要緊的就是要明白什么是因地制宜、因勢(shì)利導(dǎo);只有最合適的,沒(méi)有什么叫對(duì)的,什么叫錯(cuò)的。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人最忌諱的就是有完美主義傾向,尤其是從做技術(shù)人員出身的,喜歡尋找標(biāo)準(zhǔn)答案,耽誤了工作進(jìn)度,也迷茫了自己。

必看!項(xiàng)目負(fù)責(zé)人怎樣做好全過(guò)程管理工作

項(xiàng)目前期階段是一個(gè)項(xiàng)目最重要的階段。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在接手一個(gè)新項(xiàng)目的時(shí)候,首先要盡可能地多從各個(gè)方面了解項(xiàng)目的情況,如:

1、這個(gè)項(xiàng)目是什么項(xiàng)目?具體大概做什么事情?是誰(shuí)提出來(lái)的?目的是解決什么問(wèn)題?

項(xiàng)目前期對(duì)工程情況了解的越詳細(xì),工作做的越細(xì)致,后面的“驚訝”就越少,項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)就越?。?/p>

2、這個(gè)項(xiàng)目里牽涉哪些方面的人?如投資方、建設(shè)方、項(xiàng)目建成后的運(yùn)營(yíng)管理方、技術(shù)監(jiān)督方等等。

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要了解每個(gè)方面的人對(duì)這個(gè)項(xiàng)目的看法和期望是什么。事先了解各個(gè)方面對(duì)這個(gè)項(xiàng)目的看法和期望,可以讓你在做項(xiàng)目碰到問(wèn)題的時(shí)候,就每件事情具體分析哪些人會(huì)在什么方面支持你,哪些人會(huì)出于什么目的反對(duì)你,從而提前準(zhǔn)備聯(lián)合朋友去對(duì)抗敵人,讓事情向你所希望的方向發(fā)展。

沒(méi)有永遠(yuǎn)的朋友,也沒(méi)有永遠(yuǎn)的敵人,只有一致的利益,這句話(huà)作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是一定要記住的;

3、基本了解了客戶(hù)的情況后,下面的事情就是了解自己公司各方面對(duì)這個(gè)項(xiàng)目的看法。

首先是高層領(lǐng)導(dǎo)是否重視,這個(gè)決定了在你需要資金、人力等資源支持的時(shí)候,公司是否會(huì)根據(jù)你的要求提供最有力的支持。領(lǐng)導(dǎo)口頭肯定是說(shuō)支持的,但你需要做的是了解公司對(duì)這個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際期望,是想把項(xiàng)目越做越大還是只想賺點(diǎn)錢(qián)?是想做樣板工程還是干脆想敷衍了事。

公司領(lǐng)導(dǎo)(尤其是高層領(lǐng)導(dǎo))對(duì)項(xiàng)目的態(tài)度決定了你做這個(gè)項(xiàng)目的戰(zhàn)略目標(biāo),而這個(gè)戰(zhàn)略方針將對(duì)你做項(xiàng)目計(jì)劃產(chǎn)生直接的影響;

4、在做整體項(xiàng)目計(jì)劃前,還要大致計(jì)算一下你手上的資源。

首先是時(shí)間?,F(xiàn)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)非常激烈,有一些項(xiàng)目會(huì)要求在幾乎不可能完成的時(shí)間范圍里完成。對(duì)于這一點(diǎn),你在做項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)控制計(jì)劃的時(shí)候要充分考慮。

其次是人員。根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算和已往經(jīng)驗(yàn),大致計(jì)算一下未來(lái)的項(xiàng)目小組有多少種角色,每個(gè)角色目前公司是否有人,是否能完全歸這個(gè)項(xiàng)目使用,是否需要另外招聘一些人員,招聘的準(zhǔn)備工作要盡早啟動(dòng)。

最后就是一些設(shè)備的準(zhǔn)備。項(xiàng)目所需大件關(guān)鍵設(shè)備生產(chǎn)周期很長(zhǎng),所以要盡早訂貨,以后不管發(fā)生設(shè)備等人還是人等設(shè)備的情況,浪費(fèi)的都是你的時(shí)間;

5、是到做總體計(jì)劃的時(shí)間了嗎?不,你現(xiàn)在已經(jīng)知道了客戶(hù)的目標(biāo)和你手上的資源,那么做計(jì)劃以前,你還需要和你的領(lǐng)導(dǎo)和客戶(hù)充分溝通資源的問(wèn)題。

因?yàn)楹芏噘Y源是還不明確的,你需要寫(xiě)一份報(bào)告,詳細(xì)分析這個(gè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)以及對(duì)資源的需求情況。如果一些問(wèn)題不能得到解決的話(huà),將發(fā)生什么樣的后果。如果資源不夠,就要高層改變策略,增加對(duì)這個(gè)項(xiàng)目的投入。甚至在條件許可的情況下,有些公司會(huì)放棄這個(gè)項(xiàng)目??傊?,沒(méi)有人能完成一個(gè)不可能完成的任務(wù),如果項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不能盡早發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn),那么就只能去當(dāng)烈士了。

6、明白了要做哪些事情和你手上的籌碼以及你做這個(gè)項(xiàng)目的總體策略,現(xiàn)在是成立項(xiàng)目小組的時(shí)候了。

很多項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都沒(méi)有自己選擇組員的權(quán)利,那么,就盡量發(fā)揮你的影響力去尋找那些你想要的人吧。成員的組成根據(jù)項(xiàng)目不同,相差較大,很難有什么具體要求。

7、現(xiàn)在你要面對(duì)三群人

你的領(lǐng)導(dǎo)、你的組員和你的客戶(hù),和這些人溝通,讓他們知道你打算怎么做,什么時(shí)候要他們做什么準(zhǔn)備這些事情將是你的主要工作。

8、好了,做了很多前期工作,定義了一些游戲規(guī)則,現(xiàn)在是坐下來(lái)做計(jì)劃的時(shí)候了。

這一節(jié),任意找一本項(xiàng)目管理的書(shū)都會(huì)說(shuō)得比我好,所以我就少寫(xiě)一點(diǎn),說(shuō)一些自己的體會(huì)就是了。首先是找?guī)讉€(gè)關(guān)鍵組員,比如給排水專(zhuān)業(yè)工程師、暖通專(zhuān)業(yè)工程師、電氣專(zhuān)業(yè)工程師、土建專(zhuān)業(yè)工程師、資料員等等,研究一下如何來(lái)完成這個(gè)項(xiàng)目,比如項(xiàng)目可以分成幾個(gè)單項(xiàng)工程?每個(gè)單項(xiàng)工程又可分為幾個(gè)重要的工程節(jié)點(diǎn)。

這里要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn):完成一個(gè)目標(biāo)有很多種方式,你要選一種你最熟悉的,而不是看上去最完美的,這個(gè)思路會(huì)讓你的項(xiàng)目減少很多風(fēng)險(xiǎn)。有時(shí)候客戶(hù)會(huì)被某種新技術(shù)打動(dòng),堅(jiān)持要你采用那種新技術(shù),你就應(yīng)該告訴他:你選我做這個(gè)項(xiàng)目,就應(yīng)該容許我采用自己最喜歡的方式做事情,新技術(shù)之所以有誘惑力,就是因?yàn)槌蕴澋娜诉€不多,我不希望你成為第一批受害者。

采用一個(gè)計(jì)劃會(huì)讓你的工作更加明確,比如用微軟的Project軟件,你填寫(xiě)完表格以后,就可以知道這個(gè)項(xiàng)目有多少件事情要做,每件事情需要什么資源,他們之間的前后關(guān)系如何,消耗的時(shí)間有多長(zhǎng),完成后有什么標(biāo)志等。所有的結(jié)果最后用一個(gè)叫做甘特圖的形式表現(xiàn)出來(lái)。你做完這個(gè)表以后會(huì)驚奇地發(fā)現(xiàn),甘特圖上項(xiàng)目的結(jié)束時(shí)間會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于你的計(jì)劃結(jié)束時(shí)間(簽合同的人永遠(yuǎn)不會(huì)先征求你的意見(jiàn)的)。當(dāng)然,學(xué)過(guò)項(xiàng)目管理的人會(huì)大談什么WBS、優(yōu)化路徑之類(lèi)的東西,但是我的經(jīng)驗(yàn)是你再優(yōu)化也不可能把這些東西安排到計(jì)劃的時(shí)間結(jié)束。如果你沒(méi)碰到這個(gè)問(wèn)題,在我恭喜你挑了一個(gè)輕松活之前,請(qǐng)你再去確認(rèn)你是否羅列了所有要做的事情和正確評(píng)估了他們所需要的時(shí)間。這時(shí)候,你就要考慮犧牲一些任務(wù)的時(shí)間(也意味著質(zhì)量)了。按照什么標(biāo)準(zhǔn)犧牲?這個(gè)項(xiàng)目的戰(zhàn)略!我們?cè)诘谌?jié)提到過(guò)的戰(zhàn)略。我的經(jīng)驗(yàn)是如果你什么都趕進(jìn)度,其結(jié)果可能就是十件事情你一件也沒(méi)做好,想想多么失敗啊。所以,把資源投到你熟悉和有把握的事情上,最后的結(jié)果是十件事情,你有三件做成了精品,三件完成,還有四件因?yàn)槟承┰蜓诱`,成績(jī)單是否靚麗了很多呢?戰(zhàn)略決定優(yōu)先級(jí),而正確排列事情的優(yōu)先級(jí)是一個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能力的主要體現(xiàn)。

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好,現(xiàn)在項(xiàng)目已經(jīng)完成了前期工作,了解了項(xiàng)目的目標(biāo)、搞清楚了手上的資源,制定了項(xiàng)目的策略,然后編制了項(xiàng)目的整體計(jì)劃,項(xiàng)目進(jìn)入實(shí)施階段。進(jìn)入這個(gè)階段反而是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人比較空閑的時(shí)候,不像前期的時(shí)候項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要象記者一樣到處和不同的人接觸,搞清楚他們?cè)谡f(shuō)什么,努力猜測(cè)他們?cè)谙胧裁春退麄兊恼嬲康模遣攀亲罾廴说氖虑?。?dāng)然,小項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人往往自己也是一個(gè)資源,要做很多事情,這時(shí)候反而比誰(shuí)都苦。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人這段時(shí)間的主要工作是保持和客戶(hù)領(lǐng)導(dǎo)以及自己領(lǐng)導(dǎo)的溝通。和客戶(hù)領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)特別要注意,除非你需要對(duì)方給你支持,那么你才需要講得具體一點(diǎn),否則,告訴他一切正常就可以了,而且態(tài)度要積極一些,千萬(wàn)不要說(shuō)一些領(lǐng)導(dǎo)不懂的細(xì)節(jié),比如:“王經(jīng)理,最近項(xiàng)目進(jìn)度還算正常,就是經(jīng)常發(fā)生一些成品損壞的情況……”。和自己的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)也要注意這個(gè)問(wèn)題,除非他是一個(gè)技術(shù)高手,你需要他的技術(shù)經(jīng)驗(yàn),否則一般就匯報(bào)進(jìn)度是否正常以及有問(wèn)題時(shí)你的對(duì)策和打算就可以了,有些需要他支持的地方,比如資源調(diào)用需要說(shuō)詳細(xì)一點(diǎn)。

和項(xiàng)目組員開(kāi)會(huì),除了一些項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤會(huì)議以外,還有很多討論會(huì),需要大家用頭腦風(fēng)暴方法給出解決問(wèn)題。與會(huì)人員很多都是技術(shù)人員,他們的特點(diǎn)是注重細(xì)節(jié)、缺乏大局觀、有點(diǎn)消極悲觀、自尊心強(qiáng)(如果總結(jié)得不對(duì),歡迎大家拍磚),所以,你作為會(huì)議的主持人,只要負(fù)責(zé)提出問(wèn)題和記錄下他們的觀點(diǎn),千萬(wàn)不要做評(píng)判者的角色。一個(gè)問(wèn)題,有很多方面,從不同的角度看,現(xiàn)象是完全不同的,想想盲人摸象的故事吧。這些技術(shù)人員,他們往往精通一個(gè)方面,就自己的角度發(fā)表見(jiàn)解,除非一些很特別的情況,你都應(yīng)該認(rèn)為,他們提出的方案,從他們的角度來(lái)看是最合理的。你的長(zhǎng)處是掌握事情的優(yōu)先級(jí),評(píng)估各個(gè)方面的輕重緩急,從而根據(jù)他們的意見(jiàn)得出一個(gè)合適的(而不是正確的)方案。所以,在會(huì)議上,你要充分尊重每一個(gè)人和他的意見(jiàn),夸獎(jiǎng)那些意見(jiàn)提得比較好的人,千萬(wàn)不要把會(huì)議帶入無(wú)休止的爭(zhēng)論(你要讓大家知道事情不是非黑即白的,而是多元的,唉,我們的教育惹的禍…)。會(huì)后,你自己寫(xiě)文檔,做決定。會(huì)議上大家的面子都被照顧了,自然實(shí)施起來(lái)的阻力就小,如果還有意見(jiàn)的,你就私下找他聊,如果還不能說(shuō)服他,你就要讓他明白,因?yàn)槟阖?fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目、你擔(dān)當(dāng)風(fēng)險(xiǎn),所以,這個(gè)優(yōu)先級(jí)應(yīng)該你來(lái)判斷。組織中的高層,并不見(jiàn)得水平會(huì)比一般的成員高,但是,他要承擔(dān)組織的風(fēng)險(xiǎn),加之信息的不對(duì)稱(chēng)性,所以,對(duì)事情的優(yōu)先級(jí)的判斷肯定比下屬?gòu)?qiáng)。

在施工過(guò)程中,內(nèi)部管理還要注意的一點(diǎn)是時(shí)刻強(qiáng)調(diào)以驗(yàn)收為目的的思想,每個(gè)任務(wù)的最終可交付成果一定要是可以被檢查的,時(shí)刻考慮如何檢查結(jié)果、如何向客戶(hù)交付是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一直要注意的事情,我聽(tīng)說(shuō)有些老項(xiàng)目負(fù)責(zé)人拿到項(xiàng)目是倒排計(jì)劃的,即首先看如何驗(yàn)收和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),然后決定工作計(jì)劃。很多項(xiàng)目開(kāi)始了很久,還不知道如何驗(yàn)收,那么這個(gè)項(xiàng)目出問(wèn)題的可能性就很大了。做項(xiàng)目就是為了驗(yàn)收,我們的角色不是研究機(jī)構(gòu),我們的目的就是在付出那么多勞動(dòng)后得到結(jié)果。

對(duì)于需求天天變的客戶(hù),你就一定要事先做好規(guī)矩:

a)統(tǒng)一聯(lián)系人:建設(shè)方指定一個(gè)人和項(xiàng)目組進(jìn)行溝通,不能張領(lǐng)導(dǎo)、王領(lǐng)導(dǎo)都來(lái)說(shuō)幾句,如果他們意見(jiàn)不一致,那你只有得罪領(lǐng)導(dǎo)的選擇了,所以,項(xiàng)目的最初就要定好規(guī)矩,我項(xiàng)目組只認(rèn)一個(gè)的意見(jiàn),有什么要求你們內(nèi)部先統(tǒng)一再和我談,我不想卷入你們內(nèi)部部門(mén)之間的矛盾之中; 

b)所有工程量、施工工藝、材料、工期等變更全部要有書(shū)面簽字認(rèn)證,這點(diǎn)切記!這樣做好處多多。

對(duì)于客戶(hù)來(lái)說(shuō),嘴巴一動(dòng)最方便,一會(huì)要求這樣做、一會(huì)要求那樣做,反正是你們做。這時(shí)你一定要留下書(shū)面文件并簽字蓋章,只有拿到了書(shū)面文件,在工程結(jié)算時(shí)才能拿回自己應(yīng)得的那部分錢(qián),否則的話(huà)客戶(hù)口頭許諾的許多變更費(fèi)用你是一分也要不回來(lái)的。

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